Gestion de proyectos de cooperacion al desarrollo

“Los años 10″ es el título de un proyecto de sensibilización que formulé por iniciativa propia y ningún financiador ha apoyado hasta la fecha. Quiero contaros de qué trata por si a alguien le motiva la idea y utilizarlo como punto de partida para hacer unas reflexiones en torno a la sensibilización.
El título se refiere a los primeros diez años del siglo XXI. La idea que da título al proyecto es que su contenido esté apegado a la realidad valorando la cooperación al desarrollo en estos primeros diez años del siglo. Consiste en crear un podcast en el que se entreviste a profesionales de los diferentes agentes de la cooperación internacional al desarrollo y que recoja sus líneas de trabajo, actividades y opiniones, etc.  El formato sería el mismo que el de “Periodista Digital” con la salvedad de que este se centra en personalidades de la política y de la cultura. Por lo demás es una idea original, al menos lo era cuando formulé el proyecto en 2008. No existía ningún podcast sobre el tercer sector. A día de hoy Cruz Roja y Save de Children han creado el suyo para dar difusión a estos temas. El de Cruz Roja es muy bueno y lo recomiendo encarecidamente. El de Save the Children tiene entrevistas a cooperantes muy enriquecedoras, por lo demás es bastante proselitista.
En mi opinión la relación coste/difusión de la información, hacen del formato del podcast una opción muy interesante para los fines de  la sensibilización. Además se llegaría a un público que no está en contacto con las ONG pero sí está interesado en temas sociales. Los proyectos de sensibilización suelen ser servicios para los que ya estamos “en el ajo”. Compruebo cada día como la población en general no tiene ni idea de lo que hacemos y veo como se acumulan las publicaciones que nos regalamos entre ONG con cargo a la administración, sin que nadie las lea.
Creo que el fracaso de “Los Años 10″ se debe a que los que valoran los proyectos no saben que son los podcast, no los escuchan, y por tanto no tienen criterios suficientes para valorarlo. Esto me demostró el técnico de la Junta de Andalucía cuando le inquirí sobre la desestimación. Después de darle una semana para que releyera el proyecto,  le llamé para que me aconsejara sobre cómo mejorarlo de cara a nuevas convocatorias. “No me entero, ¿Qué es lo que quieres hacer con este proyecto?…el problema es que en sensibilización hay mucho intrusismo de la gente de cooperación…”, me dijo. A  ver si hay más intrusismo en temas de nuevas tecnologías por parte de la gente del tercer sector, digo yo.

Las celdas de una matriz de planificación tienen una lógica interna que las relaciona. Debemos conocerla y tenerla presente cuando intentamos comprender un proyecto. No es mi intención explicar cómo hacer una matriz sino destacar los aspectos más importantes que nos ayuden a entenderla y que no debemos desatender al elaborarlas.

El  objetivo general:

Es el fin último, el derecho humano, el ideal que nos guía y al que queremos contribuir. Es genérico, de algún modo ambiguo y está fuera del alcance del proyecto.

El objetivo específico:

Establece el propósito operativo, es decir la situación que se espera alcanzar como consecuencia de realizar el proyecto.

Debe formularse como alcanzado e incluir a los beneficiarios.

Los Resultados:

Los resultados son lo que el proyecto puede garantizar como consecuencia de realizar sus actividades. A su vez son los medios necesarios para lograr el objetivo específico.

Sólo deben incluirse los resultados esenciales necesarios para lograr el objetivo específico, que puedan ser garantizados por el proyecto. Deben ser definidos de manera concreta y verificable.

Los indicadores:

Deben definir: El grupo beneficiario (para quién), la cantidad (cuánto), la calidad (cómo), el tiempo (cuándo) y la ubicación (dónde).

Las fuentes de verificación:

Es el material que utilizaremos para conocer los valores de los indicadores y otras pruebas de la realización de las actividades. Suelen ser fotografías, entrevistas, encuestas, actas, listados de asistencia o directamente los productos de las actividades, una guía didáctica, por ejemplo. El técnico tiene que coordinar con la contraparte esta parte del seguimiento como eje fundamental del monitoreo.

Las hipótesis:

Son suposiciones para garantizar los logros a largo plazo. Creo que no se repara mucho en ellas. Algunas matrices incluso eliminan la columna.

Es habitual que organizaciones del tercer sector, por su excaso personal, la maximización en la asignación de recursos y la falta de una visión a largo plazo de la organización, desatiendan un poco el aspecto organizativo y la planificación. Correspondería a Recursos Humanos lo primero, a la dirección lo segundo. Cada organización es única, pero sea cual sea el procedimiento de desarrollo institucional es aconsejable que el departamento de proyectos ( y todos los departamentos) elabore un manual de política de proyectos con las reglas de funcionamiento interno, la forma de organización, las funciones y la estrategia del departamento. Un documento que establezca la metodología de trabajo desarrollada a lo largo del tiempo del trabajo desarrollado por las personas que lo integran o integraron, lo que llaman el “know how”.El objetivo es proporcionar una metodología de trabajo y recoger la experiencia acumulada por la organización para que la integración del personal sea lo más ágil posible. Además se reduce la dependencia de las personas y se objetivizan los puestos. Debe ser conocido por todo el equipo de proyectos y especialmente por las nuevas incorporaciones al departamento. Tener claras las funciones ahorrará malosentendidos, conflictos y negligencias. La distribución del trabajo suele ser en base a tipos de proyectos y/o financiadores.

Las funciones principales del departamento son:

• Formular los proyectos a presentar a instituciones públicas/privadas.
• Realizar el seguimiento de las propuestas presentadas con objeto de cumplir los requerimientos por los financiadores públicos.
• Establecer relaciones institucionales con administraciones públicas, organizaciones y coordinadoras de ONG.
• Participar en las tareas de difusión y sensibilización.
• Gestionar la documentación: archivo físico y digital relativo al ciclo de vida de los proyectos.
• Coordinar con el resto de áreas para dar respuesta a las necesidades surgidas en materia de proyectos.

• Elaboración de informes justificativos, técnicos y económicos.

El departamento de proyectos exige la coordinación permanente con las áreas de Administración, Comunicación, Dirección y Equipo técnico ( quien ejecuta el proyecto) para una adecuada gestión. Sus miembros deben tener una visión global de todas las actividades que la entidad está llevando a cabo.

La estrategia:
Se establece en los planes operativos anuales y toma como referencia el plan de actuación económico y las necesidades de proyectos. Es recomendable que recoga también las necesidades propias del departamento.
Si bien la política general de la organización es definida por la dirección, debe haber alguien en el departamento de proyectos (el coordinador habitualmente) que coordine con dirección y posea una visión general de todas las actividades de la organización y se responsabilice del desarrollo de los documentos que recojan las líneas de actuación anuales.
En conclusión, si no sabemos hacia donde vamos, y lo compartimos, dificilmente trabajaremos en equipo y menos aún sacaremos partido a nuestros recursos.

Es una pregunta de tema I de manual, pero merece la pena dedicarle un momento de reflexión porque no es tan extraño que te propongan, por ejemplo, “diseña un proyecto para construir la cancha deportiva de un colegio” o “un proyecto para enviar un vehículo a Colombia”. Dices: “vale”  y te pones frente al ordenador. Pronto surgen las preguntas: ¿Dónde están los beneficiarios, como se ha hecho la identificación, y las actividades,  y el cronograma…? Construir una cancha deportiva no es un proyecto social, si acaso de construcción. En esta tesitura debemos dejar a un lado la teoría de la gestión de proyectos y aplicar el sentido común: ¿Qué vamos a hacer? ¿Para quién? y ¿Cuánto cuesta?.

A veces es necesario tirar de manual y recordar que un proyecto es: “ un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole, diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo en un período determinado, en una región geográfica delimitada y para un grupo definido de beneficiarios, que continúa produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución. (Fuente: MAE-SECIPI: Metodología de evaluación de la Cooperación Española. Madrid, 1998). Siendo rigurosos a más de la mitad de los que llamamos “proyecto” tendríamos que buscarle otro apelativo.

¿Qué proyectos quieren los financiadores de la cooperación internacional?

Los financiadores son múltiples y variados. A veces llaman ellos a nuestra puerta en busca de proyectos. Debemos conocerlos y saber qué tipo de proyectos quieren y qué condiciones nos exigen. El abanico va desde el donante particular anónimo, que ni si quiera acepta el certificado para desgravarse la donación del IRPF, a la administración que exige que además de la subvención aportes tu dinero y le justifiques que lo has hecho.

Hay donantes particulares con fe ciega que te dirán que emplees el dinero en lo que mejor consideres, el financiador público en cambio quiere saber todo, incluso a quien le entregaste los pantalones usados que te donaron hace tres años. Las empresas sin una línea de actuación de responsabilidad social clara están más interesadas en la publicidad de su buena acción que en la justa aplicación de los fondos. Quieren proyectos mediáticos. En conclusión, cada financiador requiere una atención y trato distinto y tenemos que saber atenderlos a todos para no perder apoyos. Cuanto mejor los conozcamos mejor sabremos que proyecto tiene mayor posibilidades de adecuarse a sus intereses.

En lo que respecta a la administracón, La AECID publica el Plan General de cooperación al desarrollo. Las comunidades autónomas tienen sus planes expecíficos aunque coinciden en muchos aspectos con el estatal. Todos están disponibles en sus páginas Web y conviene tenerlos a mano cuando diseñamos los proyectos.

Los financiadores suelen crear formularios en word, presupuestos en excel y bases de convocatoria en pdf.  Por tanto el técnico precisa destrezas avanzadas en el uso de procesadores de texto y hojas de cálculo. En excel basicamente trabajaremos los presupuestos y el buen manejo nos capacitará para crear estructuras claras y facilmente entendibles. Además es recomendable hacerse con una versión profesional de acrobat reader por las funcionalidades que incluyen, que te permitirán tratar los textos como si fueran textos impresos: subrayar, anotar comentarios, marcar donde terminaste de leer, etc.
Además hay herramientas en internet cuyo manejo nos facilitará mucho el trabajo: marcadores on-line, para tener bien localizadas las webs de los financiadores; lectores de contenido para hacer el seguimiento a las webs sin tener que visitarlas y tener conocimiento de la información que se genera desde el tercer sector; blogs, para difundir el trabajo de la organización, wikis para trabajos colaborativos, etc.
Office lo manejamos todos, pero la diferencia entre un buen técnico y uno malo es la rapidez en solucionar los retos cotidianos que nos presentan el manejo de los programas informáticos para conseguir éste o aquel resultado. Hay que soltar el ratón y usar el teclado si queremos ser rápidos.
En cooperación al desarrollo es habitual trabajar con organizaciones ubicadas en el extranjero. El uso de aplicaciones office on-line con archivos compartidos fulmina el espacio. No hay excusas para la desinformación. Con nuestra contraparte utilizamos google-docs.
Hemos de navegar con rapidez y aprender a gestionar mucha información, muy rapidamente: localizarla, seleccionarla, asimilarla, comunicarla y archivarla. Tomate tu tiempo en aprender a buscar. Explora las opciones de la búsqueda avanzada. Google incluye constamente nuevas utilidades de búsqueda.
El software avanza, cada día los informáticos incluyen nuevas funcionalidades para trabajar mejor y más rápido. Nuestra actitud debe ser la curiosidad, el afan de superación y el gusto por aprender. La ayuda que incluyen los programas, los foros, los tutoriales…dispones de infinidad de recursos en internet para el aprendizaje. Aprovéchalos.