Gestion de proyectos de cooperacion al desarrollo

Es una pregunta de tema I de manual, pero merece la pena dedicarle un momento de reflexión porque no es tan extraño que te propongan, por ejemplo, “diseña un proyecto para construir la cancha deportiva de un colegio” o “un proyecto para enviar un vehículo a Colombia”. Dices: “vale”  y te pones frente al ordenador. Pronto surgen las preguntas: ¿Dónde están los beneficiarios, como se ha hecho la identificación, y las actividades,  y el cronograma…? Construir una cancha deportiva no es un proyecto social, si acaso de construcción. En esta tesitura debemos dejar a un lado la teoría de la gestión de proyectos y aplicar el sentido común: ¿Qué vamos a hacer? ¿Para quién? y ¿Cuánto cuesta?.

A veces es necesario tirar de manual y recordar que un proyecto es: “ un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole, diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo en un período determinado, en una región geográfica delimitada y para un grupo definido de beneficiarios, que continúa produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución. (Fuente: MAE-SECIPI: Metodología de evaluación de la Cooperación Española. Madrid, 1998). Siendo rigurosos a más de la mitad de los que llamamos “proyecto” tendríamos que buscarle otro apelativo.

¿Qué proyectos quieren los financiadores de la cooperación internacional?

Los financiadores son múltiples y variados. A veces llaman ellos a nuestra puerta en busca de proyectos. Debemos conocerlos y saber qué tipo de proyectos quieren y qué condiciones nos exigen. El abanico va desde el donante particular anónimo, que ni si quiera acepta el certificado para desgravarse la donación del IRPF, a la administración que exige que además de la subvención aportes tu dinero y le justifiques que lo has hecho.

Hay donantes particulares con fe ciega que te dirán que emplees el dinero en lo que mejor consideres, el financiador público en cambio quiere saber todo, incluso a quien le entregaste los pantalones usados que te donaron hace tres años. Las empresas sin una línea de actuación de responsabilidad social clara están más interesadas en la publicidad de su buena acción que en la justa aplicación de los fondos. Quieren proyectos mediáticos. En conclusión, cada financiador requiere una atención y trato distinto y tenemos que saber atenderlos a todos para no perder apoyos. Cuanto mejor los conozcamos mejor sabremos que proyecto tiene mayor posibilidades de adecuarse a sus intereses.

En lo que respecta a la administracón, La AECID publica el Plan General de cooperación al desarrollo. Las comunidades autónomas tienen sus planes expecíficos aunque coinciden en muchos aspectos con el estatal. Todos están disponibles en sus páginas Web y conviene tenerlos a mano cuando diseñamos los proyectos.

Los financiadores suelen crear formularios en word, presupuestos en excel y bases de convocatoria en pdf.  Por tanto el técnico precisa destrezas avanzadas en el uso de procesadores de texto y hojas de cálculo. En excel basicamente trabajaremos los presupuestos y el buen manejo nos capacitará para crear estructuras claras y facilmente entendibles. Además es recomendable hacerse con una versión profesional de acrobat reader por las funcionalidades que incluyen, que te permitirán tratar los textos como si fueran textos impresos: subrayar, anotar comentarios, marcar donde terminaste de leer, etc.
Además hay herramientas en internet cuyo manejo nos facilitará mucho el trabajo: marcadores on-line, para tener bien localizadas las webs de los financiadores; lectores de contenido para hacer el seguimiento a las webs sin tener que visitarlas y tener conocimiento de la información que se genera desde el tercer sector; blogs, para difundir el trabajo de la organización, wikis para trabajos colaborativos, etc.
Office lo manejamos todos, pero la diferencia entre un buen técnico y uno malo es la rapidez en solucionar los retos cotidianos que nos presentan el manejo de los programas informáticos para conseguir éste o aquel resultado. Hay que soltar el ratón y usar el teclado si queremos ser rápidos.
En cooperación al desarrollo es habitual trabajar con organizaciones ubicadas en el extranjero. El uso de aplicaciones office on-line con archivos compartidos fulmina el espacio. No hay excusas para la desinformación. Con nuestra contraparte utilizamos google-docs.
Hemos de navegar con rapidez y aprender a gestionar mucha información, muy rapidamente: localizarla, seleccionarla, asimilarla, comunicarla y archivarla. Tomate tu tiempo en aprender a buscar. Explora las opciones de la búsqueda avanzada. Google incluye constamente nuevas utilidades de búsqueda.
El software avanza, cada día los informáticos incluyen nuevas funcionalidades para trabajar mejor y más rápido. Nuestra actitud debe ser la curiosidad, el afan de superación y el gusto por aprender. La ayuda que incluyen los programas, los foros, los tutoriales…dispones de infinidad de recursos en internet para el aprendizaje. Aprovéchalos.

La elaboración de presupuestos suele ser un asunto que asusta un poco por las consecuencias que trae hacerlo mal. Sin embargo manejar presupuestos es una tarea básica del técnico y su dominio es sencillo. Para trabajar presupuestos es necesario tener unas nociones básicas de Excel: movernos por la hoja, copiar y pegar, fórmulas y porcentajes. No son necesarios conocimientos matemáticos extraordinarios: sumar, restar, multiplicar, dividir y calcular porcentajes son básicamente las operaciones que realizaremos. Como  veis no hace falta ser contable para trabajar con los presupuestos.
En segundo lugar es necesario conocer las partidas básicas de los presupuestos y qué gastos se incluyen en cada una. Los financiadores, en ocasiones proveen esta información, de modo que el técnico debe guardar en su biblioteca un documento con los gastos subvencionables generales ya que tendrá que recurrir a él en más de una ocasión.
Hay unos conceptos básicos que se utilizan en los presupuestos que debemos conocer, a saber:
costes directos/indirectos: Directos son los gastos que tenemos que realizar para llevar a cabo las actividades del proyecto. Los costes indirectos son los que acarrea la gestión del proyecto, esto es, la formulación, el seguimiento y la justificación. Los financiadores suelen establecer el porcentaje de la subvención que conceden para cubrir estos gastos.
Presupuesto en efectivo/ valorizado: Los costes en efectivo son los gastos que necesarios para llevar a cabo el proyecto. El presupuesto valorizado es la estimación del coste de recursos materiales de los que ya disponemos y que aportamos al proyecto. Por ejemplo, si cuento con un aula para realizar una formación el proyecto no lo costea, pero lo podemos valorizar como aportación de la organización al proyecto, o dispongo de un coche que utilizaré para desplazarme en la realización de las actividades del proyecto. Son conceptos básicos cuya clarificación mejorará mucho la gestión de nuestros presupuestos.
Las convocatorias suelen recoger el formato de presupuesto y las condiciones de financiación. Los datos fundamentales que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar nuestro presupuesto son:
Máximo bruto subvencionable: Es el importe máximo que podemos solicitar. Si bien no podemos superarlo es muy útil conocer la cuantía media subvencionada en convocatorias anteriores, ajustando lo solicitado a ese importe aumentamos las oportunidades de obtener financiación. En ocasiones el financiador no fija un máximo subvencionable tan sólo el presupuesto con que cuenta la convocatoria. En tal caso debemos dividirlo entre 10 y adecuar nuestro presupuesto a ese cociente. ¿La razón? Podemos estimar que aprobarán en torno a diez proyectos.
Porcentaje subvencionable del coste total: Los financiadores quieren que la organización aporte parte del presupuesto y así garantizar el compromiso y el interés de la organización en el proyecto. Suele fijarse en torno al 80%. Es decir la organización solicitante debe aportar de su propio bolsillo el 20% del proyecto. ¿De dónde sale este dinero? De los recursos propios que la organización obtiene mediante sus socios, servicios prestados o actividad comercial (hasta un 30% del presupuesto de la organización) Esto significa que en función de los ingresos privados que tengamos vamos a poder obtener subvenciones de mayor o menor envergadura.
Por último, un aspecto fundamental a la hora de elaborar un presupuesto para una convocatoria pública. Si el financiador solo nos exige justificar la subvención, podremos estimar nuestras aportaciones y las de la contraparte “alegremente”, por así decirlo. Si tenemos que justificar todo el presupuesto en efectivo (caso de financiadores como Junta de Andalucía o Comunidad de Madrid) debemos estar seguros de disponer con el dinero que queremos aportar al proyecto. Si el financiador lo permite lo mejor es que la aportación en efectivo sea destinada a la partida de gestión del proyecto lo cual no supondría un coste adicional para la organización.
Los financiadores suelen preferir proyectos en los que su dinero produce bienes visibles, tangibles y duraderos, lo que vienen a llamar gastos de inversión. Tendremos más éxito si solicitamos dinero para esos menesteres y los gastos de personal y equipamiento los aporta la organización.