El Departamento de Proyectos: Funciones, estructura y coordinación
Es habitual que organizaciones del tercer sector, por su excaso personal, la maximización en la asignación de recursos y la falta de una visión a largo plazo de la organización, desatiendan un poco el aspecto organizativo y la planificación. Correspondería a Recursos Humanos lo primero, a la dirección lo segundo. Cada organización es única, pero sea cual sea el procedimiento de desarrollo institucional es aconsejable que el departamento de proyectos ( y todos los departamentos) elabore un manual de política de proyectos con las reglas de funcionamiento interno, la forma de organización, las funciones y la estrategia del departamento. Un documento que establezca la metodología de trabajo desarrollada a lo largo del tiempo del trabajo desarrollado por las personas que lo integran o integraron, lo que llaman el “know how”.El objetivo es proporcionar una metodología de trabajo y recoger la experiencia acumulada por la organización para que la integración del personal sea lo más ágil posible. Además se reduce la dependencia de las personas y se objetivizan los puestos. Debe ser conocido por todo el equipo de proyectos y especialmente por las nuevas incorporaciones al departamento. Tener claras las funciones ahorrará malosentendidos, conflictos y negligencias. La distribución del trabajo suele ser en base a tipos de proyectos y/o financiadores.
Las funciones principales del departamento son:
- Formular los proyectos a presentar a instituciones públicas/privadas.
- Realizar el seguimiento de las propuestas presentadas con objeto de cumplir los requerimientos por los financiadores públicos.
- Establecer relaciones institucionales con administraciones públicas, organizaciones y coordinadoras de ONG.
- Participar en las tareas de difusión y sensibilización.
- Gestionar la documentación: archivo físico y digital relativo al ciclo de vida de los proyectos.
- Coordinar con el resto de áreas para dar respuesta a las necesidades surgidas en materia de proyectos.
- Elaboración de informes justificativos, técnicos y económicos.
El departamento de proyectos exige la coordinación permanente con las áreas de Administración, Comunicación, Dirección y Equipo técnico ( quien ejecuta el proyecto) para una adecuada gestión. Sus miembros deben tener una visión global de todas las actividades que la entidad está llevando a cabo.
La estrategia:
Se establece en los planes operativos anuales y toma como referencia el plan de actuación económico y las necesidades de proyectos. Es recomendable que recoga también las necesidades propias del departamento.
Si bien la política general de la organización es definida por la dirección, debe haber alguien en el departamento de proyectos (el coordinador habitualmente) que coordine con dirección y posea una visión general de todas las actividades de la organización y se responsabilice del desarrollo de los documentos que recojan las líneas de actuación anuales.
En conclusión, si no sabemos hacia donde vamos, y lo compartimos, dificilmente trabajaremos en equipo y menos aún sacaremos partido a nuestros recursos.
