El presupuesto del proyecto
La elaboración de presupuestos suele ser un asunto que asusta un poco por las consecuencias que trae hacerlo mal. Sin embargo manejar presupuestos es una tarea básica del técnico y su dominio es sencillo. Para trabajar presupuestos es necesario tener unas nociones básicas de Excel: movernos por la hoja, copiar y pegar, fórmulas y porcentajes. No son necesarios conocimientos matemáticos extraordinarios: sumar, restar, multiplicar, dividir y calcular porcentajes son básicamente las operaciones que realizaremos. Como veis no hace falta ser contable para trabajar con los presupuestos.
En segundo lugar es necesario conocer las partidas básicas de los presupuestos y qué gastos se incluyen en cada una. Los financiadores, en ocasiones proveen esta información, de modo que el técnico debe guardar en su biblioteca un documento con los gastos subvencionables generales ya que tendrá que recurrir a él en más de una ocasión.
Hay unos conceptos básicos que se utilizan en los presupuestos que debemos conocer, a saber:
costes directos/indirectos: Directos son los gastos que tenemos que realizar para llevar a cabo las actividades del proyecto. Los costes indirectos son los que acarrea la gestión del proyecto, esto es, la formulación, el seguimiento y la justificación. Los financiadores suelen establecer el porcentaje de la subvención que conceden para cubrir estos gastos.
Presupuesto en efectivo/ valorizado: Los costes en efectivo son los gastos que necesarios para llevar a cabo el proyecto. El presupuesto valorizado es la estimación del coste de recursos materiales de los que ya disponemos y que aportamos al proyecto. Por ejemplo, si cuento con un aula para realizar una formación el proyecto no lo costea, pero lo podemos valorizar como aportación de la organización al proyecto, o dispongo de un coche que utilizaré para desplazarme en la realización de las actividades del proyecto. Son conceptos básicos cuya clarificación mejorará mucho la gestión de nuestros presupuestos.
Las convocatorias suelen recoger el formato de presupuesto y las condiciones de financiación. Los datos fundamentales que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar nuestro presupuesto son:
Máximo bruto subvencionable: Es el importe máximo que podemos solicitar. Si bien no podemos superarlo es muy útil conocer la cuantía media subvencionada en convocatorias anteriores, ajustando lo solicitado a ese importe aumentamos las oportunidades de obtener financiación. En ocasiones el financiador no fija un máximo subvencionable tan sólo el presupuesto con que cuenta la convocatoria. En tal caso debemos dividirlo entre 10 y adecuar nuestro presupuesto a ese cociente. ¿La razón? Podemos estimar que aprobarán en torno a diez proyectos.
Porcentaje subvencionable del coste total: Los financiadores quieren que la organización aporte parte del presupuesto y así garantizar el compromiso y el interés de la organización en el proyecto. Suele fijarse en torno al 80%. Es decir la organización solicitante debe aportar de su propio bolsillo el 20% del proyecto. ¿De dónde sale este dinero? De los recursos propios que la organización obtiene mediante sus socios, servicios prestados o actividad comercial (hasta un 30% del presupuesto de la organización) Esto significa que en función de los ingresos privados que tengamos vamos a poder obtener subvenciones de mayor o menor envergadura.
Por último, un aspecto fundamental a la hora de elaborar un presupuesto para una convocatoria pública. Si el financiador solo nos exige justificar la subvención, podremos estimar nuestras aportaciones y las de la contraparte “alegremente”, por así decirlo. Si tenemos que justificar todo el presupuesto en efectivo (caso de financiadores como Junta de Andalucía o Comunidad de Madrid) debemos estar seguros de disponer con el dinero que queremos aportar al proyecto. Si el financiador lo permite lo mejor es que la aportación en efectivo sea destinada a la partida de gestión del proyecto lo cual no supondría un coste adicional para la organización.
Los financiadores suelen preferir proyectos en los que su dinero produce bienes visibles, tangibles y duraderos, lo que vienen a llamar gastos de inversión. Tendremos más éxito si solicitamos dinero para esos menesteres y los gastos de personal y equipamiento los aporta la organización.
